La gestión financiera de las pymes no es una tarea exclusiva del emprendedor o dueño y mucho menos del encargado de las cuentas bancarias o de la contabilidad. Por el contrario, desde las distintas actividades de un negocio se manifiestan formas de gestión financiera que determinan los resultados operacionales, comerciales y financieros. La gestión de talento necesita atraer y retener competencias dentro de un rango de costo que el negocio pueda sustentar, incluyendo el establecimiento de recompensas que incentiven el esfuerzo por el mejoramiento continuo; por su parte, la gestión comercial necesita estar consciente del efecto que conlleva conceder crédito a un cliente, para garantizar armonía con el perfil de liquidez o de capital de trabajo que necesita el giro normal del negocio; y la gestión de producción o de servicios, es necesario entender los factores que determinan el punto de equilibrio, para visualizar el volumen de producción y ventas o servicios por debajo del cual no se cubrirían ni siquiera los costos y gastos fijos (flujo de caja negativo, pérdidas).

 

Independientemente de la naturaleza y dimensión de cada negocio, la gestión financiera está llamada, esencialmente, a incrementar de forma sustentable el valor para los accionistas. A continuación, se mencionan algunas prácticas financieras útiles para satisfacer las necesidades de los grupos con interés en un emprendimiento o negocio.

 

Es fundamental que exista una clara delegación de recursos y de autoridad para facilitar el normal desarrollo de todas las actividades de forma controlada y compatible con los objetivos operacionales y comerciales del negocio. El presupuesto es una práctica común pero útil para formalizar la asignación de recursos financieros a las diferentes actividades de un negocio. También es necesario formalizar quien o quienes tienen autoridad, por ejemplo, para ordenar compras, contratar talento, conceder crédito comercial o endeudar a la empresa. Si el tamaño de la organización lo permite, es aconsejable que se use la modalidad de firma mancomunada para el manejo de las cuentas bancarias y que se mantenga una adecuada segregación de funciones incompatibles para prevenir error o fraude en los ciclos transaccionales básicos de todo negocio: desde la orden del cliente hasta el recibo de efectivo y desde la contratación o compra, hasta el pago al empleado o acreedor.

 

Los resultados financieros dependen, en parte, de actividades que están dentro del control o de la influencia de las pymes; sin embargo, pueden existir factores fuera de nuestro control, tales como: cambio en la regulación comercial, entrada de nuevas tecnologías, salida de un competidor, cambios en las preferencias de los clientes, entre otros; que podrían favorecer o desfavorecer los resultados financieros esperados. Antes de ejecutar cualquier acción, es muy recomendable contar con una predicción de factores probables y su impacto financiero en el negocio.

 

Es necesario alimentar y mantener una matriz de riesgos y oportunidades que muestre aquellos elementos que por su impacto y probabilidad de ocurrencia, requieran predisponer acciones que permitan mitigar sus efectos adversos o maximizar sus beneficios para el negocio.

 

El uso de indicadores de gestión financiera permite medir el grado de éxito de las gestiones que se consideran idóneas para alcanzar el desempeño planificado. No todos los indicadores resultan útiles en todas las etapas o en todos los negocios. Los indicadores deben diseñarse a la medida. La idea es mantener un reto sano que permita aprovechar plenamente el potencial de los recursos disponibles. A medida que se comprueben los avances o se alcancen las metas, será necesario “elevar la vara” y ajustar los indicadores de gestión en favor de continuar mejorando el desempeño financiero de forma cuantitativa y cualitativa.

 

Las pymes necesitan entregar informes financieros con propósito general para uso de accionistas que no participan en la gestión del negocio, potenciales inversores o acreedores, bancos, autoridades gubernamentales, entre otros. Estos informes se preparan de conformidad con las normas de contabilidad aplicables a la jurisdicción en la cual opera el negocio y comúnmente comprenden el balance general y los estados conexos de resultados, de movimiento en las cuentas del patrimonio y de flujos de efectivo, así como las notas explicativas.

 

Quienes manejan las actividades del negocio no necesitan confiar en informes financieros con propósito general ya que tienen plena capacidad de obtener los informes financieros “para propósitos gerenciales” que emplean en el monitoreo del desempeño del negocio o al evaluar opciones, tales como: ¿qué es más rentable, adquirir o arrendar un equipo? ¿Cuál sería la combinación óptima de financiamiento? (Accionistas vs. crédito comercial vs. préstamo bancario); en atención a los valores estratégicos de la marca, ¿cuáles procesos pueden ser tercerizados y cuáles conviene retener internamente para maximizar el rendimiento financiero del negocio? El alcance, oportunidad y frecuencia de los informes financieros “para propósitos gerenciales” se ajustan a las necesidades particulares de cada gerente, proyecto o negocio y su distribución debe restringirse a quienes tengan la delegación para tomar las acciones correspondientes.

 

Adicionalmente, es necesario mantener análisis contables específicos para determinar los impuestos a pagar. Todo negocio tiene un accionista pasivo, el Estado. El Estado recibe sus dividendos en la forma de impuestos aunque no existan utilidades líquidas y recaudadas. La falta de cumplimiento fiscal puede acarrear pérdidas no recuperables por multas y penalidades y hasta la suspensión temporal o definitiva de la licencia para operar, comprometiendo severamente la reputación de una pyme como ciudadano corporativo. Por otra parte, el pago excesivo de impuestos sea por error o cualquier otra razón, implica una merma de resultados que la gestión integral del negocio debe evitar. El pago adecuado de impuestos es un rasgo distintivo de pymes exitosas.

 

Cuando el tamaño del negocio no permita mantener empleados para que se ocupen de la preparación de la información contable y fiscal, se recomienda el uso de profesionales externos que mantengan adecuada y correctamente todos los registros, declaraciones e informes de conformidad con las normas, regulaciones y leyes aplicables.

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